Prevención de Riesgos Laborales y Coordinación de Actividades Empresariales en comunidades de propietarios: qué obligaciones existen realmente

La Prevención de Riesgos Laborales (PRL) y la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) son dos conceptos que generan numerosas dudas en las comunidades de propietarios. Muchos presidentes y vecinos desconocen hasta qué punto estas obligaciones afectan a la comunidad y qué documentación debe solicitarse a las empresas que realizan trabajos de mantenimiento en el edificio.

En Barcelona y Cataluña, donde la mayoría de comunidades externalizan los servicios de limpieza, mantenimiento de ascensores, jardinería o reparaciones, es importante distinguir entre las obligaciones propias de una empresa empleadora y las responsabilidades que corresponden a una comunidad de propietarios.

Conocer correctamente estas obligaciones permite mejorar la seguridad, evitar conflictos con proveedores y reducir posibles responsabilidades legales.

¿Qué es la Prevención de Riesgos Laborales (PRL)?

La Prevención de Riesgos Laborales es el conjunto de medidas destinadas a proteger la seguridad y la salud de los trabajadores durante el desempeño de su actividad profesional.

La normativa principal se encuentra en la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales, que establece las obligaciones de los empresarios respecto a sus trabajadores.

Sin embargo, una comunidad de propietarios no siempre tiene la consideración de empresa a efectos preventivos.

¿Está obligada una comunidad de propietarios a contratar un servicio de PRL?

La respuesta depende de si la comunidad tiene trabajadores contratados directamente.

Comunidades con trabajadores propios

Cuando la comunidad dispone de empleados propios, como por ejemplo:

• Conserjes.

• Porteros.

• Personal de limpieza contratado directamente.

• Jardineros propios.

• Personal de mantenimiento.

La comunidad asume la condición de empleadora y debe cumplir íntegramente la normativa de Prevención de Riesgos Laborales.

Entre sus obligaciones se encuentran:

• Evaluación de riesgos laborales.

• Plan de prevención.

• Vigilancia de la salud.

• Formación preventiva.

• Equipos de protección individual.

• Gestión de emergencias.

• Contratación de un servicio de prevención.

Comunidades sin trabajadores propios

Esta es la situación más habitual en Barcelona.

La mayoría de comunidades contratan empresas externas para realizar los distintos servicios del edificio y no tienen empleados en plantilla.

En estos casos, las obligaciones preventivas de la comunidad son mucho más limitadas y la responsabilidad principal corresponde a las empresas que prestan los servicios.

¿Qué es la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE)?

La Coordinación de Actividades Empresariales tiene como finalidad garantizar que diferentes empresas que trabajan en un mismo entorno intercambien información sobre riesgos y adopten las medidas necesarias para evitar accidentes.

La normativa que regula esta materia es el Real Decreto 171/2004.

En las comunidades de propietarios, la CAE suele aplicarse cuando empresas externas realizan trabajos en zonas comunes del edificio.

Servicios de mantenimiento donde puede aplicarse la CAE

Las situaciones más habituales son:

• Mantenimiento de ascensores.

• Servicios de limpieza.

• Jardinería.

• Mantenimiento eléctrico.

• Fontanería.

• Empresas de control de plagas.

• Revisiones de sistemas contra incendios.

• Puertas automáticas y accesos comunitarios.

En estos casos, la comunidad debe colaborar facilitando información sobre los riesgos conocidos del edificio y verificando que las empresas contratadas cumplen sus obligaciones legales.

¿Qué documentación suele solicitarse a las empresas contratadas?

Una buena práctica de gestión consiste en solicitar determinada documentación antes de contratar o renovar servicios.

Entre la documentación más habitual encontramos:

• Seguro de responsabilidad civil.

• Justificante de estar al corriente de las obligaciones con la Seguridad Social.

• Datos de contacto de la empresa.

• Información preventiva cuando la actividad lo requiera.

• Acreditación de formación específica en trabajos de riesgo cuando corresponda.

La finalidad de esta documentación es garantizar que la empresa dispone de los medios adecuados para desarrollar su actividad con seguridad.

Obras de rehabilitación: una situación diferente

Las obras de rehabilitación, reparación estructural o mejora de edificios requieren un tratamiento específico.

Cuando existe un proyecto técnico, intervienen profesionales especializados como:

• Arquitectos.

• Arquitectos técnicos o aparejadores.

• Coordinadores de seguridad y salud.

• Empresas constructoras.

• Industriales especializados.

En estas actuaciones, el técnico responsable del proyecto redacta el correspondiente Estudio o Estudio Básico de Seguridad y Salud, que sirve de referencia para la elaboración de los planes de seguridad de las empresas ejecutoras.

Por tanto, la gestión preventiva de una rehabilitación no recae exclusivamente sobre la comunidad de propietarios ni sobre el administrador de fincas, sino que forma parte de un sistema de responsabilidades compartidas regulado por la normativa de construcción.

La postura habitual de los administradores de fincas colegiados

Los Colegios de Administradores de Fincas suelen defender una interpretación proporcionada de las obligaciones de las comunidades.

Con carácter general, consideran recomendable que la comunidad:

• Contrate empresas legalmente establecidas.

• Solicite la documentación básica necesaria.

• Facilite información sobre riesgos conocidos del edificio.

• Colabore en la coordinación cuando proceda.

• Mantenga un control documental razonable de los proveedores habituales.

No obstante, las obligaciones preventivas propias de los trabajadores corresponden principalmente a las empresas contratadas y no a la comunidad de propietarios.

¿Qué riesgos existen si no se realiza una correcta coordinación?

La falta de coordinación o la contratación de empresas que no cumplen la normativa puede generar problemas importantes:

• Accidentes laborales.

• Reclamaciones económicas.

• Responsabilidades civiles.

• Sanciones administrativas.

• Conflictos con aseguradoras.

• Retrasos en la ejecución de trabajos.

Por ello, resulta recomendable establecer procedimientos de control y contratación adecuados.

El papel del administrador de fincas

El administrador de fincas desempeña una función clave en la coordinación y supervisión documental de los proveedores que trabajan en la comunidad.

Entre sus funciones destacan:

• Solicitar documentación a las empresas.

• Coordinar actuaciones de mantenimiento.

• Asesorar a la junta de gobierno.

• Controlar contratos y renovaciones.

• Gestionar incidencias relacionadas con proveedores.

• Colaborar con técnicos especializados cuando sea necesario.

Una administración profesional ayuda a minimizar riesgos y a garantizar el cumplimiento de las obligaciones legales de la comunidad.

Conclusión

La Prevención de Riesgos Laborales y la Coordinación de Actividades Empresariales son materias cada vez más relevantes en la gestión de comunidades de propietarios. Sin embargo, las obligaciones concretas dependen de las características de cada comunidad y del tipo de trabajos que se desarrollen en el edificio.

En la mayoría de comunidades de propietarios de Barcelona, donde los servicios se prestan mediante empresas externas especializadas, la principal obligación consiste en contratar proveedores adecuados, solicitar la documentación necesaria y colaborar en la coordinación de actividades cuando resulte aplicable.

Contar con un administrador de fincas colegiado permite gestionar correctamente estos aspectos, reducir riesgos y garantizar una gestión profesional adaptada a la normativa vigente.